In ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 2016/679 (cd. GDPR), dal D.Lgs. 30.06.2003, n. 196 (c.d. Codice Privacy) e del D.Lgs. di armonizzazione n. 101/2018, La informiamo che i dati personali e sensibili da Lei forniti (e quelli che eventualmente ci fornirà successivamente) formeranno oggetto di trattamento nel rispetto delle normative sopra richiamate.

La presente informativa ha lo scopo di farLe conoscere per quale finalità e con quali modalità verranno trattati e raccolti i Suoi dati personali, quali sono i Suoi diritti e come li potrà esercitare.

A) Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Hotel dei Pittori di The Winx sas di Elena Martinez, con sede legale in 10124 Torino, Corso Regina Margherita 57, p.iva 10579260018, in persona del suo titolare sig.ra Elena Martinez (c.f. MRTLNE61R41G273H) – pec: elena.martinez@pec.it.

B) Tipologia dei dati personali raccolti

In varie occasioni saremo tenuti a richiederle, in quanto cliente della nostra struttura, informazioni riguardanti lei e/o i membri della sua famiglia, quali:

• dati di contatto (ad esempio cognome, nome, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica);
• informazioni personali (ad esempio data di nascita, nazionalità);
• informazioni su eventuali figli (ad esempio nome, data di nascita, età);
• numero di carta di credito (per eseguire transazioni e prenotazioni);
• data di arrivo e di partenza;
• preferenze e interessi (ad esempio camera fumatori o non fumatori, piano preferito, tipo di quotidiani/riviste, sport, interessi culturali e così via);
• domande/commenti durante il soggiorno presso la nostra struttura;

Vi informiamo che il trattamento potrà riguardare anche categorie particolari di dati personali, cd. “sensibili”.  In particolare relativi a:

• abitudini alimentari;
• condizioni generali di salute;
• certificati attestanti particolari patologie.

Le informazioni raccolte in relazione a persone di età inferiore a 18 anni sono limitate al nome e al cognome, alla nazionalità e alla data di nascita e tali informazioni possono esserci fornite soltanto da Lei, ovvero da suo delegato maggiorenne soggiornante con il minore. Le saremo grati se vorrà assicurarsi che i suoi figli non ci forniscano alcuna informazione personale, in particolare tramite Internet, senza il suo consenso. Qualora ciò avvenga, potrà contattarci e fornirci le necessarie istruzioni per l’eliminazione di tali informazioni.

Non raccogliamo volontariamente informazioni di natura confidenziale riguardanti, ad esempio, razza, etnia, opinioni politiche, credenze religiose e filosofiche, appartenenza a organizzazioni sindacali, né informazioni relative allo stato di salute o all’orientamento sessuale.

Inoltre, conformemente alle leggi locali applicabili, possono essere considerate informazioni di natura confidenziale altre informazioni quali il suo numero di carta di credito, i suoi hobby, le sue attività personali e ricreative, il fatto che lei fumi o meno e così via. Potremmo avere la necessità di raccogliere tali informazioni per soddisfare le sue esigenze o per fornirle un servizio adeguato, come nel caso di regimi alimentari specifici.

C) Occasione di raccolta

I dati personali possono essere raccolti in varie occasioni, fra cui:

Attività alberghiere:

• prenotazione di una camera;
• check-in e pagamento;
• consumo di pasti e bevande presso il bar o il ristorante dell’hotel durante un soggiorno;
• richieste, reclami e/o controversie;
• partecipazione a programmi o eventi di marketing;
• iscrizione a newsletter, per ricevere offerte e promozioni tramite posta elettronica.

Trasmissione di informazioni provenienti da terzi:

• tour operator, agenzie di viaggio, sistemi di prenotazione tramite GDS e così via.

Attività Internet:

• connessione al nostro sito web (indirizzo IP, cookie);
• moduli di raccolta dati online (prenotazione online, questionari, pagine su social network, dispositivi di accesso alla rete quali i dati di accesso Facebook e così via).

D) Finalità di raccolta e trattamento 

La raccolta ed il trattamento dei Suoi dati saranno effettuati, anche con l’ausilio di mezzi informatici, per le seguenti finalità:

1. ottemperare ai nostri obblighi verso la clientela; 
2. gestire la prenotazione di camere e richieste di alloggio: creazione e conservazione di documenti legali in conformità ai principi contabili.
3. accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura.
4. gestire il soggiorno dei clienti presso l’hotel:

• monitoraggio dell’uso dei servizi (telefono – incluso ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il soggiorno – bar, pay TV e così via);
• gestione dell’accesso alle camere;
• protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree esterne della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro.

5. migliorare il nostro servizio alberghiero, in particolare:

• trattamento dei suoi dati personali nell’ambito del nostro programma di fidelizzazione clienti allo scopo di condurre attività di marketing, promuovere marchi e ottenere una comprensione migliore delle sue esigenze e dei suoi desideri;
• adattamento dei nostri prodotti e servizi allo scopo di soddisfare meglio le sue esigenze;
• personalizzazione di offerte commerciali e messaggi promozionali che le inviamo;
• invio di comunicazioni relative a offerte speciali e nuovi servizi creati dal nostro Hotel.

6. adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali, ivi compreso l’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza”(articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013).

E) Consenso

Il conferimento dei dati è necessario ed obbligatorio, in quanto da essi dipende la corretta gestione ed erogazione del servizio richiesto in esecuzione degli obblighi contrattuali e di legge. L’eventuale rifiuto di fornire tali dati comporta, quindi, l’impossibilità da parte nostra di erogare i servizi ed adempiere gli obblighi nei Suoi confronti. Il mancato consenso al trattamento dei dati ai fini della ricezione di informazioni promozionali (di cui al precedente punto D.5) ovvero ai fini della accelerazione delle procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura (D.3) non preclude il trattamento dei dati personali ai fini dell’iscrizione e del godimento del servizio.

F) Condizioni dell’accesso ai dati personali da parte di terzi

Al fine di fornirle il servizio migliore, ci riserviamo la facoltà di condividere i suoi dati personali, consentendone l’accesso al personale autorizzato dalla nostra struttura, tra cui:

• personale alberghiero;
• personale addetto alle prenotazioni che utilizza gli strumenti di prenotazione;
• partner commerciali e servizi di marketing;
• servizi medici, se applicabili;
• servizi legali, se applicabili;
• e comunque, in linea generale, qualsiasi persona da noi incaricata del trattamento di specifiche categorie di dati personali.

Per quanto riguarda i fornitori di servizi e i partner: i suoi dati personali possono essere inviati a terzi con lo scopo di fornirle servizi e migliorare il suo soggiorno. Tali fornitori e partner includono, a titolo di esempio:

• Fornitori di servizi esterni: subappaltatori informatici, call center internazionali, banche, istituti di emissione di carte di credito, avvocati esterni, professionisti, spedizionieri e fornitori di cui si avvale il titolare del trattamento.
• Siti di social network: affinché possa essere identificato sul sito Web senza necessità di compilare un modulo di registrazione, abbiamo adottato il sistema di accesso Facebook. Se effettua l’accesso utilizzando il sistema di accesso Facebook, autorizza esplicitamente il nostro Hotel ad accedere al suo account Facebook e a memorizzarvi dati pubblici, nonché altri dati citati durante l’utilizzo del sistema di accesso Facebook. Ci riserviamo inoltre il diritto di comunicare il suo indirizzo di posta elettronica a Facebook per sapere se è già un utente Facebook allo scopo di pubblicare annunci personalizzati e pertinenti sul suo account Facebook, ove appropriato.

I Suoi dati inoltre potranno essere trasmessi per ragioni di ordine pubblico o in adempimento ad obblighi di legge anche ad Autorità Giudiziarie e a Pubbliche Amministrazioni (quali a titolo di esempio Ministeri, Prefetture, Questure, Comuni, Città Metropolitana, Regioni).

Tutte i soggetti o categorie di soggetti sopra enunciati operano in qualità di responsabili o come soggetti sottoposti all’autorità del Titolare del trattamento.

G) Protezione dei dati personali durante i trasferimenti internazionali 

Per le finalità di cui sopra, ci riserviamo la facoltà di trasferire i suoi dati personali a destinatari interni o esterni che possono avere sede in paesi in cui vigono normative diverse in materia di protezione dei dati.

Di conseguenza, oltre ad applicare i principi espressi nella presente informativa, ci avvaliamo di misure appropriate volte a garantire il trasferimento sicuro dei suoi dati personali ad un eventuale destinatario esterno avente sede in un paese in cui è applicato un livello di protezione della privacy diverso rispetto a quello vigente nel paese in cui tali dati vengono raccolti.

H) Sicurezza dei dati

Il nostro Hotel adotta misure tecniche e organizzative appropriate, in conformità alle disposizioni di legge applicabili, per proteggere i suoi dati personali dalla distruzione illecita o accidentale, da perdite o modifiche accidentali, nonché dalla divulgazione o dall’accesso non autorizzato. A tal fine, abbiamo adottato misure tecniche (ad esempio firewall) e organizzative (ad esempio un sistema di accesso degli utenti mediante identificativo/password, soluzioni di protezione fisica e così via).

I) Conservazione dei dati

Conserveremo i suoi dati personali unicamente per il periodo necessario ad adempiere alle finalità indicate nella presente informativa, vale a dire per il tempo necessario all’esecuzione degli obblighi previsti dal servizio richiesto e/o in conformità alle disposizioni della legge applicabile. Per le finalità di cui al precedente punto D.3, previa acquisizione del suo consenso, i suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 24 mesi, e saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite per le finalità di cui ai punti precedenti. Per alcune categorie di dati personali e finalità (ad esempio punto D.6), potrebbe essere necessario prolungare il trattamento per rispettare gli obblighi di legge di cui all’art. 2220 c.c. (“Conservazione delle scritture contabili”). In questi casi, la durata di conservazione dei dati è fissata in dieci anni.

Per le finalità promozionali di cui al punto precedente D.5, previa acquisizione del suo consenso, i suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 24 mesi e non saranno comunicati a terzi; potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. 

Le immagini registrate per le finalità di cui al precedente punto D.4, saranno cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

J) Accesso, modifica e reclami

Ai sensi dell’art. 7 D.Lgs. 196/2003 e dell’art. 13 Reg. Ue n. 2016/679, Lei ha diritto di accedere ai Suoi dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento/integrazione o la cancellazione (cd. diritto all’oblio); ha inoltre diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali, il diritto alla portabilità degli stessi, il diritto di opposizione al loro trattamento, compresa la profilazione, per motivi legittimi.

Ai sensi dell’art. 13 Regolamento Europeo n. 2016/679, Lei ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di revocare il Suo consenso al trattamento dei dati.

Le richieste possono essere rivolte al Titolare del trattamento: Hotel dei Pittori di The Winx sas di Elena Martinez, con sede legale in 10124 Torino, C.so Regina Margherita 57, p.iva 10579260018, in persona del suo titolare sig.ra Elena Martinez (c.f. MRTLNE61R41G273H) – pec: elena.martinez@pec.it.

Nel chiederLe la espressa manifestazione del Suo consenso al trattamento dei Suoi dati, restiamo a Sua disposizione e La salutiamo cordialmente

Hotel dei Pittori di The Winx sas di Elena Martinez